L’art. 9 b) della Direttiva 2014/67/UE impone alle imprese invianti, durante il periodo di distacco, di mettere a disposizione e/o di conservare in un luogo accessibile e chiaramente individuato nel territorio dello Stato membro ospitante (ad esempio: il luogo di lavoro, il cantiere, o, per i lavoratori mobili del settore dei trasporti, la base operativa o il veicolo con il quale il servizio è prestato, ecc..) copiosa documentazione, tra cui viene indicata la seguente:
- contratto di lavoro o un documento equivalente sottoscritto con i lavoratori distaccati;
- buste paga dei lavoratori distaccati;
- cartellini orari indicanti l’inizio, la fine e la durata dell’orario di lavoro giornaliero (c.d. timesheet);
- quietanze di pagamento delle retribuzioni o documenti equivalenti che attestino il pagamento effettivo della retribuzione (copia del pagamento effettuato);
- documento che certifichi che il distaccante ha adempiuto ai propri obblighi contributivi (così come previsto dai regolamenti (CE) n. 883/2004 e 987/2009)
Le normative nazionali dei singoli Stati membri spesso estendono l’elencazione sopraesposta, richiedendo la conservazione di ulteriore documentazione, tra cui:
- documento che attesti che il dipendente distaccato è stato sottoposto a visita medica nello Stato membro d’origine, equiparabile a quella a cui sarebbe sottoposto nello Stato membro ospitante (es. Lussemburgo);
- copia della designazione del Rappresentante nello Stato membro ospitante;
- copia della dichiarazione telematica fatta tramite il portale dello Stato membro ospitante;
- contratto stipulato tra il prestatore di servizi ed il suo committente (se presente);
- copie dei documenti relativi all’identità e/o alla situazione dei lavoratori: tali documenti sono generalmente passaporti o carte d’identità (es. Austria, Croazia, Lettonia, Lussemburgo)
La documentazione potrà essere fornita anche in formato cartaceo o digitale e dovrà essere conservata nella lingua ufficiale dello Stato membro ospitante.
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